Участие в международных ярмарках — это отличная возможность представить свой товар, наладить деловые связи, найти партнёров за границей и выйти на новый уровень развития бизнеса. Но прежде чем отправиться в другую страну со своим стендом и рекламными материалами, необходимо подготовить документы. Очень часто для этого требуется их официальный перевод и нотариальное заверение. В этой статье объясним, какие документы нужно переводить, зачем требуется нотариальное подтверждение и как избежать ошибок при подготовке.
Почему вообще нужен перевод?
Когда вы участвуете в международной ярмарке, ваша компания фактически выходит на иностранный рынок. Это означает, что все документы, которые вы предоставляете организаторам, потенциальным партнёрам и даже таможенным службам, должны быть понятны принимающей стороне. А значит, оформлены на языке той страны, в которую вы направляетесь.
Вот только обычного перевода недостаточно. Если вы представите просто перевод на листе бумаги без заверения — его могут не принять. Особенно если речь идёт о юридических, финансовых или регистрационных документах.
Какие документы чаще всего требуют перевода и заверения?
Всё зависит от конкретной выставки, страны и тематики ярмарки, но чаще всего нужно подготовить:
- Уставные документы компании (например, свидетельство о регистрации, ИНН, выписка из ЕГРЮЛ);
- Сертификаты на продукцию (включая санитарно-эпидемиологические заключения, декларации соответствия, технические паспорта);
- Контракты и договора, если вы планируете заключать сделки на месте;
- Разрешения и лицензии, если они требуются по профилю вашей деятельности;
- Письма-приглашения или подтверждение участия в ярмарке (часто запрашиваются для визы);
- Рекламные и презентационные материалы, если они подаются организатору заранее;
- Документы, связанные с вывозом продукции (например, инвойсы, упаковочные листы, сертификаты происхождения товара).
Почему важна нотариальная заверка перевода?
Нотариальное заверение — это официальное подтверждение того, что перевод выполнен квалифицированным специалистом и соответствует оригиналу. Нотариус проверяет личность переводчика, его подпись и фиксирует это в специальном реестре. Благодаря такой процедуре документы обретают юридическую силу в другой стране и могут быть приняты как подлинные.
Важно понимать: нотариус не проверяет смысл текста, а подтверждает, что переводчик действительно сделал перевод и подписал его лично.
Что бывает, если не перевести документы или сделать это «на глаз»?
Вариантов развития событий много, и ни один из них не радует:
- Отказ в участии — организаторы просто не допустят вас до ярмарки без нужных бумаг;
- Проблемы с таможней — вы не сможете ввезти продукцию без переведённых сертификатов;
- Неодобрение со стороны местных властей — особенно если мероприятие требует предварительного согласования;
- Потеря времени и денег — переделывать документы в последний момент сложно и дорого;
- Порча имиджа компании — особенно если ваши презентации и буклеты содержат кривой машинный перевод.
Кто должен выполнять перевод?
Переводом документов должен заниматься профессиональный переводчик, который хорошо знает как язык, так и особенности делового, юридического или технического текста. Важно, чтобы переводчик был аккредитован и имел право на заверение своих переводов у нотариуса.
В компании LingProf работают именно такие специалисты. Мы не используем машинные программы и не передаём работу на фриланс. Все переводы выполняются опытными переводчиками, а нотариальное заверение проходит в проверенных нотариальных конторах.
Как проходит процесс перевода и заверения?
- Вы отправляете документы — можно лично, по почте или через мессенджер.
- Переводчик делает перевод — точно, без искажений, с соблюдением всех формальностей.
- Нотариус заверяет перевод — с указанием данных переводчика и реквизитов.
- Вы получаете готовый документ — с печатями, подписями и юридической силой.
По желанию мы можем также помочь с апостилем или консульской легализацией, если того требует принимающая страна.
Какие требования бывают со стороны организаторов ярмарок?
Организаторы международных выставок и ярмарок, как правило, заранее указывают, какие документы необходимо предоставить и в каком виде. Мы рекомендуем внимательно изучить информационное письмо и в случае сомнений обратиться за консультацией. Иногда достаточно обычного перевода, а иногда нужен перевод с апостилем, особенно если документы подаются в госорганы.
Полезный совет: не откладывайте на потом
Даже если до ярмарки ещё пару месяцев, не тяните с документами. Сроки перевода и заверения могут составить от 1 до 5 рабочих дней, а в сезон (например, весной и осенью) — сроки увеличиваются. А если потребуется апостиль — это ещё +3–10 рабочих дней. Лучше всё подготовить заранее и спокойно заниматься стендом, логистикой и рекламой, не нервничая из-за бумажек.
Пример из практики
К нам обратилась компания, участвующая в текстильной ярмарке в Италии. За две недели до выезда им сообщили, что для участия и вывоза продукции нужен перевод сертификатов и деклараций соответствия. Мы оперативно подготовили перевод, заверили у нотариуса и отправили курьером. Благодаря этому компания без проблем прошла регистрацию на выставке, а в дальнейшем заключила несколько крупных контрактов.
Участие в международной ярмарке — это не только витрина для вашего товара, но и серьёзная административная подготовка. И грамотный перевод документов с нотариальным заверением — важная часть этого процесса. Не стоит доверять такую задачу кому попало или надеяться на «авось».
Если вы планируете участие в ярмарке за границей — обращайтесь в LingProf. Мы бережно подходим к каждому документу и сопровождаем клиента на всех этапах подготовки.
Сделаем всё быстро, чётко и с гарантией — чтобы ваша компания произвела достойное впечатление на международной арене.
